Comment j'ai appris à mieux m'organiser : listes de tâches, planification et temps libre !

12:08:00

Le titre de cet article sonne assez militaire...mais préparez vous ça envoie ! On me félicite souvent sur ma magnifique chevelure, mes goûts vestimentaires mon sourire mon organisation, et on va pas se mentir : elle est très chouette ! 
Autant vous dire que quand j'ai vu que Jane de Jane The Virgin avait un planner, j'ai failli faire un high five à mon PC. 
J'ai observé combien les étudiants avaient réellement du mal dans leurs études lorsqu'aux difficultés se combine un manque d’organisation : l'impression de toujours faire les choses à la dernière minute,des salles de cours mal notées, des rendes vous qui se chevauchent, un retard constant le matin, des problèmes administratifs... tout cela est comme un sable mouvant qui nous empêche de nous focaliser sur deux choses importantes : le temps libre et le temps pour travailler ! Oui pour moi, le plus important n'est même pas tant de s'organiser pour travailler plus, mais pour simplement dégager du temps pour faire ce dont on a envie ! 

 S'il y a bien une chose qui me restera toujours en tête en pensant à mon père, -hormis son goût pour "Des chiffres et des lettres" et le thé à la menthe tous les jours de la semaine- , c'est une phrase qu'il me répète souvent: 

"L'organisation,c'est la moitié du travail! "

Une phrase pareille, entendue petite n'a pas vraiment de sens : mon organisation au collège consistait à noter mes devoirs dans mon agenda et les faire au dernier moment. Mais, c'est il y a environ deux ans que j'ai compris combien planifier son temps était primordial, et un an que je le fais de manière quotidienne, régulière, afin de ne rien oublier. Je suis tombée dans le magnifique monde des accros à l'organisation par le billet de Pinterest (où j'ai un compte actif) et Tumblr: planners, carnets en tout genre, mon coeur de dingue de la papeterie a fait un bond ! J'ai pris un planner de marque Filofax en janvier 2016, que j'ai vite aménagé afin d'en tirer le maximum. Avec cela, je compte plusieurs outils en ligne, mais surtout, une méthode géniale pour exécuter un grand nombre de tâches dans la semaine. 

1. L'organisation dans mon Filofax

 (pour les curieuses, le modèle est le Saffiano Raspberry, et je veux absolument le Rose Gold qui sort dans quelques mois, donc je vous invite à me financer via Paypal...)

Peu après l'achat de mon planner, je me suis inscrite à tout plein de groupes spécialisés dans le domaine, pour vite me rendre compte qu'il y était bien plus question de décoration que de méthodes pour mieux s'organiser. Cela n'est pas plus mal puisque je me suis rendue compte qu'une organisation était avant tout quelque chose de personnel ! Cela dit, j'adore évidemment tout décorer -on n'arrête pas une accro de la papeterie comme moi-et j'ai donc acheté plusieurs petits rouleaux de Washi et des stickers en tout genre ... Mon planner est divisé en plusieurs intercalaires -agenda, todolist, travail, sport, études, personnel ,notes; mais je vais m'attarder ici sur la partie agenda :)
Il est si mignon !
  • la liste de tâches aka la méthode géniale !
La liste de tâches est ce qui a changé le plus considérablement mon organisation. Chaque semaine, j'ajoute à ma double page d'agenda une feuille -du papier à pointillé que j'adore et que j'imprime ici- afin d'y dresser la liste de toutes les tâches que j'ai à faire. Quand je dis tout, c'est absolument tout : lettre à poster, livre à lire, sms à envoyer, mails à trier, PC à ranger, texte à imprimer, soin à faire... Ma liste de tâches n'est pas datée, puisque j'ai constaté que je trouvais les objectifs fixés longtemps à l'avance impossibles à atteindre. Mais, j'y ajoute tout de même deux traits importants : 

  • je leurs associe un code couleur, afin de distinguer "administration", "personnel", "ménage", "cours", "blog"...
  • je leurs associe le temps qu'elles demandent par un système de croix : une croix "x" c'est une tâche faisable très rapidement, deux, c'est une tâche qui demande au moins une heure, trois, c'est une tâche qui s'étale dans le temps (travailler un cours, prendre un traitement médical). 
En exclusivité : ma liste de tâches de la semaine dernière. J'ai rapidement essayé le Bullet Journal officiel, mais j'ai actuellement décidé de garder cette méthode dans mon planner.

Cette méthode n'est pas frustrante : tout est noté et rien n'est programmé, il suffit seulement de se donner du temps. 

 Elle est encourageante : le temps libre peut être transformé en objectifs concrets, déjà pensés et visualisés avant de les faire. 

 Elle donne envie de vider sa tête et de tout noter, puisque sans considération du temps et d'objectifs quotidiens, on a envie de faire plus de choses ! 

 Enfin, elle fonctionne par pôles, et permet donc d'évaluer si on arrive à jongler entre différentes activités :) Les tâches s'exécutent progressivement, il m'arrive donc de ne cocher que la moitié de la case. De plus, puisqu'elles ne sont pas associées à un temps précis, je peux renoter ce qui n'a pas était fait une semaine pour tenter de le faire la semaine suivante. Ce qui n'a pas du tout était fait ou ce qui s'avère être inutile est finalement barré ou suivi d'une flèche pour indiquer que cela doit être replacé. C'est une méthode très largement inspirée 
  • L'agenda : 

Je me sers évidemment d'un agenda, pour noter mes rendez vous, des dates importantes ou pour me remémorer des évènements :) Ma recharge d'agenda s'étale sur deux pages, mais je ne note pas forcément de tâches dessus. Je préfère laisser la place pour les rendez vous, le sport à faire etc... Avoir un agenda permet de visualiser le "squelette" de sa semaine : en éliminant le temps déjà pris par les impératifs comme les cours, le travail et les rendez vous, vous vous retrouvez avec une idée du temps libre qui vous reste, et ça, c'est primordial pour s'organiser ! 

Du sobre et du violet. 


2. Organiser ses objectifs : 
Apprendre à s'organiser à un but très simple : cela permet d'atteindre nos rêves, nos objectifs efficacement et rapidement ! J'ai eu le CAPES grâce à un réaménagement complet de mes priorités, de mon temps libre, mais surtout, grâce à l'installation d'objectifs progressifs et précis, pour apprendre de nouvelles compétences et consolider mes anciennes connaissances ! Fixer des objectifs est une chose vraiment chouette : c'est vous et vous seul-avec l'aide de Dieu pour les croyants parmi vous- qui allez atteindre vos buts, grâce à votre détermination à réussir ! Ces objectifs, surtout quand on est assez jeunes et qu'on commence à faire de gros projets, peuvent changer complètement nos vies : il faut y penser souvent afin de faire le maximum pour organiser la possibilité de réussir à les atteindre ! 
  • Préparer et analyser ses objectifs : 
Je n'ai presque jamais d'objectifs quotidiens, sauf dans le cas où je me sens débordée : j'observe alors ma liste de tâches et je choisis trois à cinq tâches faciles à exécuter dans la journée. Mes objectifs sont le plus souvent annuels et mensuels. J'y réfléchis en début d'année scolaire, à la fin de chaque mois en faisant un bilan assez simple de ce qui a été déjà fait et de ce que je peux améliorer. Dans le cadre des études, il faut se rappeler quand est ce que l'on a pu ressentir de la fatigue, quand est ce que l'on a perdu de la motivation pour travailler afin de ne pas tomber dans un cercle vicieux où l'on ne travaille plus par certitude que nos méthodes sont mauvaises. Les objectifs, qu'ils soient grands ou petits, demandent de l'organisation : il faut leur trouver un moment,et surtout, y réfléchir afin de les diviser en petites tâches. Soyez raisonnables et gentils avec vous mêmes! 

 Chaque mois, je fixe une dizaine de grands objectifs. Il peut s'agir de poids à perdre, d'administration à terminer, de livres à lire... je les note afin de les avoir toujours à porter de main, mais surtout, je les divise en petites tâches à exécuter plus régulièrement. Si vous savez que vous avez un devoir à rendre dans trois semaines, soyez sûr que de voir une tâche nommée "faire la dissert" n'arrivera jamais à vous motiver... Par contre, la diviser en "faire des recherches", "lire un chapitre de tel livre", "faire le brouillon de l'intro" c'est déjà moins stressant. et une fois cette petite tâche cochée, vous êtes partants pour la suite !

  • Les trackers : 
C'est là une méthode qui peut paraître difficile, excessive, mais qui marche pour moi : quand j'ai du mal à atteindre des objectifs, quand j'ai du mal à m'organiser, je passe le plus souvent au tracking d'habitudes. Vous en avez déjà peut être fait : le squat challenge par exemple, c'est du tracking afin d'être régulier ! J'imprime chaque mois une feuille de tracking, que je remplis selon ce que je veux absolument faire : bosser mes cours tous les jours, faire du sport, me coucher tôt, lire, lire du Coran, me lever tôt. Je n'ai alors plus qu'une envie : cocher toutes les cases dans le mois ! Votre tracker peut aussi bien englober des tâches à exécuter que des jours où vous éviter une mauvaise habitude : ne plus fumer, lâcher les sodas, ne pas dépenser d'argent... prenez le temps de tout noter. 

 Ma feuille de tracking trouvée sur Pinterest.
  • Les routines 
Je vous ai dit que mon surnom a longtemps été Mamie Anissa ou Mamie Merkel ? 
Oui, à 22 ans j'adore avoir des routines : je ne dis pas avoir un quotidien répétitif -je déteste ça- mais avoir des habitudes pour des portions de temps dans la journée, qui permettent d'enchaîner des activités bien pensées. Dans mon article sur les méthodes de révisions, je parlais de la méthode Pomodoro que j'utilise pour travailler...et bien c'est ce que l'on appelle une routine ! Si vous savez que vos matinées ou vos soirées se ressemblent, par exemple pendant une durée d'examens, n'hésitez pas à répéter des routines que vous aurez jugées efficaces. 

En période de cours, ma routine de retour à la maison est toujours la même : transports, thé,  démaquillage, rattrapage de quelques petites activités (prières ratées dans la journée), douche, devoirs, repas, révisions + observation des tâches de la journée, lecture ou série, et au lit. Avoir sa routine en tête permet de ne pas être tenté de faire autre chose ou de rester des heures sur une activité. Le matin, de la même manière, le meilleur moyen de démarrer une bonne journée est de commencer tôt, et donc d'exécuter rapidement et dans le bon ordre des tâches précises, mais importantes, que notre cerveau embrumé n'a pas forcément envie de faire :) 

En période de révisions, vous devez apprendre à établir des programmes, des routines de travail efficaces : en prépa, je devais alterner entre des cours de manières très différentes, et j'avais donc un jour par matière, ainsi que l'obligation de ne travailler que deux matières par week-end en alternant régulièrement. 

Sinon...

Il y a des pôles d'activités que je dois suivre en dehors de ma liste de tâches : la religion, le mémoire, la lecture -j'essaye de lire plus - sont des activités qui pèsent lourd dans mes objectifs donc j'essaye de leur consacrer des suivis particuliers, en notant par exemple la liste des textes à lire, ou des objectifs de pages lues dans le cadre de la lecture... Cela peut se faire sur une feuille, un carnet ou un coin d'agenda. Si vous commencez une activité, si vous voulez poursuivre un objectif assez important, consacrez lui du temps ! 
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L'organisation devient innée sitôt qu'on a pensé à lui accorder quelques semaines d'attention très poussée. Je m'explique : quand vous commencez un régime, vous comptez les calories, les séances de sport, les kilos perdus -pour mon cas c'est plus souvent les tous petits grammes, on est pas tous pareils-. Quand vous commencez une phase de révisions, vous allez très souvent à la bibliothèque, vous lisez et apprenez sans relâche. Si vous prenez d'abord l'habitude de prendre en notes, de cocher des listes de tâches, cette habitude disparaît avec le temps...mais ne vous en faîtes pas, l'organisation reste ! Vous avez fini par comprendre ce qui était important, à savoir, apporter de la rigueur dans votre vie! Nul besoin de se morfondre si vous perdez en assiduité, le principal est de conserver la rigueur et de toujours visualiser les objectifs, la journée à venir, le chemin parcouru :) 
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Je garde toujours un bloc de post it avec moi : pour mettre en évidence une série de tâches à faire, pour noter des choses à rechercher sur Google -j'ai toujours un bloc sur mon bureau-, pour simplement noter un rendez vous rapidement... gardez ce reflex d'avoir toujours de quoi noter sur vous. (rendez utiles ces dizaines de carnets que vous achetez sans raison). 
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L'idéal est de se tenir à trois tâches exécutées et d'un nouvel objectif mis en place chaque jour. Tout en ne me contraignant pas à suivre un rythme infernal en terme d'exécution des tâches, je prends soin de rendre mes journées les plus productives possibles en essayant de toujours exécuter quelques petites tâches rapides :) 
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Ne rien faire, se reposer est tout ce qu'il y a de plus NORMAL :) Je prends actuellement beaucoup de temps pour me reposer et ne rien faire, surtout après une année harassante ! Cependant, le principal est de ne jamais se trouver dans une situation où le trop plein de repos ou de temps passer à ne rien faire empiètent sur des tâches importantes ! 
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Certains verront là une perte de temps : s'organiser, c'est avant tout gagner du temps ! Si tenir un agenda, une liste de tâches vous paraît chronophage, peut-être que ce n'est simplement pas fait pour vous ! Remplir et consulter une liste de tâche ne doit pas prendre plus de trente minutes dans la journée, cocher des listes comme "organisation" ou "agenda" ne va pas vous aider à grand chose -à moins que vous soyez fan de scrapbooking et que vous adorez les agendas super bien décorés-. 

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Pour les grand(e)s  fans de papeterie, j'utilise des PaperMate Flair dans mon agenda, ainsi que deux stylos plumes. Le Plumix -que je réserve le plus souvent à mon journal- et le Parker en métal, acheté il y a peu. Je n'utilise jamais de crayon à papier car je ne veux pas être tentée de gommer ce qui a été fait. Ma recharge d'agenda vient juste de changer : j'imprimais celle proposée par Minigougue mais mon imprimante ne connaissant pas la notion de "droiture", j'ai pris en occasion une recharge chez quelqu'un rencontré sur le groupe dédié aux planners sur Facebook. Il s'agit d'une recharge de marque Paperchase, un peu austère, mais que je remplis de washi -tapes. J'achète le washi sur Aliexpress, Action, Noz...
le Washi le Washi le Washiiiiii!


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Je vous conseille de scanner absolument tous les documents administratifs qu'on vous demande souvent : carte d'identité, certificat scolaire, RIB, attestation de Sécurité sociale, baccalauréat, licence, master, JAPD. Je ne peux pas vous dire le gain de temps que j'ai eu à le faire : on vous les demande régulièrement, et on peut passer à côté d'une échéance en ayant simplement eu la "flemme" d'imprimer un papier... Il en est de même pour les cours que vous avez, et que je vous conseille de sauvegarder sur Google Documents, afin de les consulter quand vous en avez besoin ! Je me retrouve souvent à vouloir bosser mes cours en bibliothèque alors que je n'ai pas mon PC sur moi, donc je sauvegarde toujours tout pour pouvoir travailler partout !
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Il y a des "incontournables" de l'organisation qui ne m'intéressent absolument pas : la planification des repas, des tenues... tout ce qui est fixé sans faire attention aux imprévus dans la vie, et surtout sans spontanéité ça n'aide pas souvent et cela peut rendre l'organisation frustrante. Je sais qu'un grand nombre de femmes planifient leurs repas afin de manger plus sainement... pour ma part, je transforme simplement cela en objectifs comme moins manger dehors, préparer de vrais repas, et j'obtiens alors les mêmes résultats. 

 Mieux m'organiser m'a permis de gagner en confiance en moi : j'ai pu observer la poursuite de certains objectifs que j'avais -perdre du poids, lire plus, réussir mon concours, continuer à travailler régulièrement en après la prépa- et me rendre compte que contrairement à ce que je croyais, j'étais capable de faire beaucoup de choses sitôt que je faisais le maximum ! On se sent si bien quand on a accompli ce qui comptait pour nous ! 

 Devenir plus organisé n'est pas seulement relatif aux études : votre vie privée, l'administration, vos vacances, tout demande de l'organisation pour profiter au maximum ! 

 Je suis très curieuse d'autres méthodes d'organisation, ou tout simplement des difficultés que vous rencontrez en terme d'organisation : est ce que cela vous posent des problèmes pour atteindre vos objectifs ? Est ce que vous avez parfois l'impression que votre vie va dans tous les sens et que vous ne savez pas par où commencer ? 

 N'hésitez pas à partager et commenter cet article -pour peut être sauver de pauvres petits êtres coincés dans les méandres de la procrastination- :)
Anissa E. 

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